Экономика офиса

22 December / 2016

Как и обещал в прошлой статье, сегодня мы посчитаем экономическую составляющую облачных продуктов не на каких-то больших и серьезных внедрениях, а на таких базовых продуктах как Microsoft Office и антивирус. Увидим, так сказать, разницу в цифрах.

За исходные условия возьмем, что мы открываем компанию численностью в 100 сотрудников, мы уже приобрели компьютеры с операционной системой, установили их в офисе, подключили к сети.

Можно работать? Думаю, что нет – ведь просто компьютер с операционной системой – это только платформа для запуска приложений необходимых в работе. Основные приложения для работы на компьютере, по моему мнению, можно разделить на 2 части – базовые и специализированные. Под базовыми я понимаю – электронную почту, работу с электронными таблицами и текстом и антивирус. Под специализированными, все остальное – бухгалтерские программы, графические, CRM/ERP системы и т.д. и т.п. Базовые программы нужны 99% сотрудникам (можно исключить охранника у которого на компьютере стоит исключительно ПО видеонаблюдения), ведь согласитесь – трудно представить, что сотрудник офиса набирает тексты в «Блокноте», не пользуется электронными таблицами и файлами обменивается на «флэшках» или в печатном виде? Обмен электронной почтой мы обсудим в следующих статьях, а вот офисный пакет и антивирус разберем сегодня. Опять же вариант с «пиратскими» программами, это, и тема отдельной статьи, и уголовно наказуемое деяние, а наша компания правильная, хорошая и честная!

Итак, нам нужно приобрести 100 офисных пакетов и 100 антивирусных. Во-первых, определились с версиями – выбрали Office Standard / Business (Access нам не нужен) и антивирусный пакет от McAfee – Endpoint protection (включает в себя защиту от вирусов, firewall, защиту электронной почты и веб трафика). Варианты приобретения продуктов – облако или On-Premise (локальный, на площадке Заказчика, в общем классический вариант). По составу компонентов версии офиса и антивируса – идентичны, ну кроме как в облачном варианте антивируса есть еще централизованное управление / администрирование (что очень приятно и крайне полезно).

Давайте определимся сначала с антивирусом (проще). В облаке McAfee предлагает нам продукт - MFE SaaS Endpoint Protection 1:1GL за $21.39 на пользователя в год, а on-premise MFE Endpoint Protection P:1 GL [P+] за 25,82 на того же сотрудника и на тот же год. Учитывая, что мы в добавок имеем бесплатный центр администрирования – выбор очевиден.

С офисом посложнее, но мы не испугались и начали считать. Казалось бы, купил on-premise и работай сколько душе угодно, а за облако нужно пожизненно раз месяц платить, но… Выходят новые версии, не всегда есть совместимость с новыми форматами, да и улучшения в продуктах позволяют упрощать / ускорять работу сотрудников в программах (что значат одни сводные таблицы в Excel для экономистов и бухгалтеров!). А ведь мы умная и технологичная компания – ценим время сотрудников, умеем его считать. Проанализировав срок выхода новых версии Microsoft Office с 95-го до 2016 видим, что версий было девять и средний срок выхода версии составил 2,5 года. Это означает, что, купив офис сегодня, нам через 2,5 – 3 года надо будет купить его снова (и то если повезет и мы открыли офис в момент выхода новой версии). Делаем вывод, что при сравнении стоимости, нам надо принять срок сравнения в 2,5 года (30 месяцев). Из этого срока и будем строить свои экономические выкладки.

Деньги на открытия бизнеса – не берутся из неоткуда, это или наши собственные средства или заем. И те, и другие стоят денег, по заемным мы платим кредитные проценты, собственные могли бы просто положить на депозит и получать прибыль. Предположим, что наши деньги стоят 12% в год (и поверьте мне – очень выгодный процент). Выбрали версии офиса Microsoft Office Home & Business 2016 за $230 на рабочее место и Office 365 Business за $8.3 в месяц на пользователя. Функционал одинаков (Word, Excel, PowerPoint, OneNote и Outlook), плюс в 365 (облачный) офис – можно установить на 5 устройств пользователя, таким образом мои сотрудники могут работать, и на домашнем компьютере, и на планшете, и на смартфоне! (а чем больше они работают, тем больше компания зарабатывает, в идеале конечно).

Дальше простая арифметика. Office 365: $8.3 x 30 месяцев x 100 пользователей = $24 900, стоимость денег здесь не учитываем, компания приносит ежемесячный доход из него мы и платим за аренду софта. Office Business 2016: $230 x 100 пользователей = $23 000 – дешевле! Постойте, мы забыли учесть стоимость денег, при 12% годовых это даст нам + $37.3 на пользователя за 30 месяцев при ежемесячном погашении кредита. Таким образом стоимость on-premise решения составит $26 730, это без учета средств и нервов, потраченных на получение кредита и / или обоснования необходимости инвестиций акционерам.

Итого получаем прямую выгоду в $1 329 (или порядка 17%) на антивирусе (за три года) и $1 830 (порядка 8%) на офисе, спрашивается зачем платить больше?

А если мы еще учтем дополнительные плюсы – бесплатное централизованное управление антивирусом, офис на 5 устройств, отсутствие задач по кредитованию / получению инвестиций. Еще огромным экономическим плюсом можно добавить увеличение / сокращение использования количества лицензий, по мере необходимости с расчётным периодом в месяц, ведь не бывает так, что у вас 100 пользователей и ни больше ни меньше, компания растет и развивается постепенно, у компаний бывают периоды спада, когда сотрудников приходится сокращать (плохой вариант). Давайте предположим, что в нашей компании было первые 10 месяцев 50 человек, вторые 75 и третьи 100, в этом случае итоговая сумма платежей за офис 365 составит $18 675, а это уже $8 055 (или 30%) экономии!

Вариантов экономии благодаря «облачным» программным продуктам гораздо больше, чем я смог описать в этой статье. Обращайтесь к нам, и Вы получите – экономически и функционально наиболее выгодный вариант для Вашей компании! Для каждого предложения мы предоставим вам подробный экономический расчет, не надо нам верить на слово!